Tietosuojaseloste
Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten SavonLuotsi Leader ry käsittelee henkilötietojasi EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR, 2016/679) sekä kansallisen tietosuojalain (1050/2018) mukaisesti.
1. Rekisterin nimi
SavonLuotsi Leader ry Uutiskirjeen vastaanottajat
2. Rekisterinpitäjä
Nimi: SavonLuotsi Leader ry
Y-tunnus: 1721970-3
Osoite: Puistokatu 1
Postinumero: 57100
Postitoimipaikka: Savonlinna
Puhelinnumero: 040 715 7189
Sähköpostiosoite: toimisto@savonluotsi.fi
3. Tietosuojavastaava
Yritys: SavonLuotsi Leader ry
Nimi: Anne Vänttinen
Osoite: Puistokatu 1
Postinumero: 57100
Postitoimipaikka: Savonlinna
Puhelinnumero: 040 715 7189
Sähköpostiosoite: toimisto@savonluotsi.fi
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Käsittelemme henkilötietoja SavonLuotsi Leader ry:n uutiskirjeiden ja muun sähköisen tiedottamisen lähettämiseksi tilaajille sekä uutiskirjeiden sisällön ja teknisen toimivuuden arvioimiseksi koontitasolla, jolloin yksittäistä henkilöä ei ole mahdollista tunnistaa.
Käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään. Peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen.
5. Rekisterin tietolähteet
Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään uutiskirjeen tilauslomakkeen tai muun ilmoittautumisen yhteydessä.
6. Käsiteltävät henkilötiedot
Käsittelemme uutiskirjeen tilaajasta seuraavia tietoja:
– nimi
– sähköpostiosoite
– puhelinnumero, jos rekisteröity antaa sen sekä
– lisätiedot tai viesti, jos rekisteröity antaa niitä tilauslomakkeella
– uutiskirjeen tilaamiseen, lähettämiseen ja peruutukseen liittyvät tiedot sekä
mahdollisiin yhteydenottoihin liittyviä tietoja.
Nimi ja sähköpostiosoite ovat välttämättömiä uutiskirjeen tilaamisen ja toimittamisen kannalta. Puhelinnumeron ja lisätietojen antaminen on vapaaehtoista.
Uutiskirjeessä voi olla Mailchimp-palveluun johtavia linkkejä. Linkkien käyttöä voidaan seurata uutiskirjeen sisällön kiinnostavuuden ja teknisen toimivuuden arvioimiseksi koontitasolla. Seurantaa ei käytetä vastaanottajakohtaiseen arviointiin, profilointiin, viestien kohdentamiseen eikä automatisoituun päätöksentekoon.
7. Tietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään niin kauan kuin henkilö haluaa vastaanottaa uutiskirjettä. Tilauksen peruutuksen jälkeen tiedot poistetaan tai anonymisoidaan ilman aiheetonta viivytystä, ellei tietojen säilyttäminen ole tarpeen esimerkiksi peruutuspyynnön noudattamiseksi tai lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi.
Uutiskirjeen tilauksen voi peruuttaa lähettämällä pyynnön sähköpostitse osoitteeseen toimisto@savonluotsi.fi.
8. Henkilötietojen luovutukset ja siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja käsittelevät SavonLuotsi Leader ry:n tehtävään nimetyt henkilöt. Lisäksi tietoja voi käsitellä uutiskirje- ja IT-palvelujen tuottaja SavonLuotsi Leader ry:n lukuun henkilötietojen käsittelysopimuksen mukaisesti.
Uutiskirjeiden vastaanottajien sähköpostiosoitteita käsitellään SavonLuotsi Leader ry:n Microsoft 365 – ympäristössä. Uutiskirjeet lähetetään vastaanottajille piilokopiona, jolloin vastaanottajat eivät näe toistensa sähköpostiosoitteita.
Microsoft Ireland Operations Limited käsittelee henkilötietoja SavonLuotsi Leader ry:n lukuun henkilötietojen käsittelijänä. Microsoft 365 -palvelussa tietoja käsitellään pääosin EU- ja ETA-alueella.
Palvelun käyttöön voi kuitenkin liittyä rajattuja henkilötietojen siirtoja tai etäkäyttöä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelta esimerkiksi palvelun ylläpidon, tietoturvan tai tukipalvelujen yhteydessä. Tällaiset siirrot suojataan soveltuvan tietosuojalainsäädännön edellyttämin suojatoimin.
Uutiskirjeen sisältöjä laaditaan Mailchimp-palvelussa. Jos vastaanottaja avaa uutiskirjeessä olevan Mailchimp-palveluun johtavan linkin, Mailchimp voi käsitellä linkin käytöstä muodostuvia teknisiä tietoja, kuten avaus- tai klikkaustietoja sekä palvelun käytön yhteydessä muodostuvia lokitietoja. Näitä tietoja käytetään uutiskirjeen sisällön ja teknisen toimivuuden arviointiin koontitasolla. Mailchimp toimii SavonLuotsi Leader ry:n lukuun henkilötietojen käsittelijänä siltä osin kuin se käsittelee SavonLuotsin uutiskirjeisiin liittyviä henkilötietoja. Mailchimp on yhdysvaltalainen palvelu, joten tietoja voidaan siirtää EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle, erityisesti Yhdysvaltoihin. Siirrot toteutetaan soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisin suojatoimin.
Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille niiden omiin käyttötarkoituksiin. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, jos lainsäädäntö sitä edellyttää.
9. Henkilötietojen suojaus
Henkilötiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Tietoihin on pääsy vain niillä henkilöillä, joiden työtehtävät sitä edellyttävät.
Käyttöoikeuksia hallitaan, tietojärjestelmät ja käyttäjätilit on suojattu tunnuksin ja salasanoin, ja tietoja käsitellään suojatuissa järjestelmissä. Uutiskirjepalvelun ja Microsoft 365 -palvelun kanssa on käytössä henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimusjärjestelyt.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:
– saada pääsy omiin henkilötietoihinsa
– pyytää virheellisten tietojen oikaisua
– pyytää tietojen poistamista tilanteissa, joissa siihen on GDPR mukainen peruste
– pyytää käsittelyn rajoittamista
– saada itse toimittamansa tiedot koneellisesti luettavassa muodossa
– peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa
– vastustaa suoramarkkinointia sekä tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Valitus tehdään tietosuojavaltuutetun toimistolle. Lisätietoa: https://tietosuoja.fi.
Tietosuoja-asioissa ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseksi voi ottaa yhteyttä osoitteeseen toimisto@savonluotsi.fi